Programy compliance i jego elementy

2023 grudnia 07, 07:57

Programy compliance, zwane także programami zgodności, są nieodłącznym elementem nowoczesnego biznesu. Mają za zadanie zapewnić, że firma działa zgodnie z obowiązującym prawem, regulacjami oraz standardami etycznymi. Są one kluczowe dla zapewnienia transparentności działalności przedsiębiorstwa i budowania zaufania wśród klientów, partnerów oraz regulatorów. Wprost nie jest to wymaganie w ramach coraz bardziej popularnej normy „ISO 37301:2021 – Compliance management system. Requirements”, i nie ma się co dziwić. Norma bowiem tworzy podobnie jak i inne standardy strukturę ramową systemu, a program może być np. sposobem realizacji celów zgodności.

Czym są programy compliance?

Programy compliance to zestaw procedur i polityk wdrażanych w organizacjach w celu zapewnienia zgodności ich działania z obowiązującymi przepisami prawnymi i normami etycznymi. Obejmują one różnorodne obszary, od przestrzegania przepisów antymonopolowych, przez standardy ochrony danych osobowych, aż po przepisy dotyczące pracy. Pamiętamy temat RODO, który w niektórych organizacjach był wdrażany w formule programu zgodności. Tak samo może być realizowany np. program antykorupcyjny wg ISO 37301.

Kluczowe elementy programów compliance

Polityka wewnętrzna i procedury – stanowią fundament programu compliance. Obejmują zasady i procedury, które mają na celu przestrzeganie prawnych i etycznych standardów działania firmy. Struktura dokumentacji pozostaje sprawą wewnętrzną firmy i zależy od kultury organizacyjnej firmy oraz poziomu kompetencji pracowników.
Szkolenia dla pracowników – regularne szkolenia z zakresu compliance są niezbędne, aby pracownicy rozumieli obowiązujące przepisy i potrafili je stosować w praktyce. Kultura zgodności realizowana poprzez szkolenia jest obecnie najlepszą formą budowania świadomości w tym zakresie.
Monitorowanie i audytowanie – systematyczne sprawdzanie, czy działania firmy są zgodne z ustalonymi procedurami, jest kluczowe dla skuteczności programu. Program jako element systemu może być celem audytu.
Mechanizmy raportowania – pracownicy powinni mieć możliwość zgłaszania potencjalnych naruszeń zasad compliance, co wymaga stworzenia bezpiecznych i anonimowych kanałów komunikacji. Dobrą praktyką jest zapewnienie takiego mechanizmu także dla kontrahentów.
Reagowanie na naruszenia – program musi zawierać procedury postępowania w przypadku wykrycia naruszeń, włącznie z krokami naprawczymi. Program powinien uwzględniać wszystkie regulacje prawne w tym zakresie (AML, Dyrektywa o „sygnalistach”, RODO,etc.)

Znaczenie programów compliance

Współczesne firmy działają w skomplikowanym środowisku regulacyjnym, gdzie niezrozumienie lub nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych i uszczerbku na reputacji. Dlatego programy compliance są nie tylko wymogiem, ale także sposobem na budowanie stabilności i zaufania na rynku.

Wyzwania i przyszłość programów compliance

Implementacja i utrzymanie skutecznego programu compliance wymaga ciągłej aktualizacji wiedzy, dostosowywania do zmieniających się przepisów oraz kultury organizacyjnej, która wspiera zgodność z obowiązującymi standardami. W obliczu rosnącej cyfryzacji i globalizacji, programy compliance będą ewoluować, aby sprostać nowym wyzwaniom.

Podsumowanie

Programy compliance to nieodzowny element odpowiedzialnego i etycznego prowadzenia biznesu. Zapewniają one nie tylko zgodność z prawem, ale także wzmacniają zaufanie i wiarygodność firmy na rynku. Dzięki ich stosowaniu organizacja coraz sprawniej będzie realizowała złożone programy i projekty, które w tym przypadku tworzą symbiozę. Wzmocnienie systemu zarządzania zgodnością programami compliance, będzie dużą przewagą organizacji w certyfikacji CMS wg ISO 37301.

Najwięcej o systemie zarządzania zgodnością można znaleźć na stronie Centre of Excellence – https://coe.biz.pl oraz ich blogu, w postaci kilku artykułów, które co chwila są wzbogacane kolejnymi artykułami. Linki do nich artykule wskazanym w bibliografii.